Как получить отклик на письмо-просьбу

Письма-просьбы относятся к той категории деловой и личной переписки, где особенно важна максимальная результативность. Своевременная поддержка помогает решить почти безвыходные бытовые проблемы, становится мощным созидательным инструментом деловой жизни. С необходимостью грамотно и эффективно оформить письменную просьбу сталкиваются все организации.

Функционирование крупных и небольших фирм невозможно без помощи со стороны партнеров, административных и финансовых структур. Государственным учреждениям периодически требуются услуги видных экспертов и ученых. Некоммерческие объединения таким образом добывают деньги на культурно-массовые, развивающие, благотворительные и оздоровительные мероприятия. Политические партии активно используют этот вид переписки во время предвыборных кампаний.

Правильное оформление — залог успеха

Результативность письменного обращения во многом зависит не от самой просьбы, а от того, как ее «подают». Банальный образец: «Уважаемый…… Нам необходима финансовая поддержка (далее раскрывается суть проекта). Не хотите ли помочь? С уважением…».

Представьте, что такое письмо пришло к вам. Неужели оно пробудит желание стать меценатом, спонсором, благотворителем?

Чтобы послание сразу не полетело в мусорную корзину, стоит внимательнее отнестись к его оформлению и грамотно расставить основные акценты:

  • Уважительное внимание к конкретному адресату. Для начала следует знать имя, фамилию, отчество, точное название его должности и возглавляемой организации. Если обращаются к коллективу, лучше каким-то образом его персонализировать. Например, по профессиональным качествам («уважаемые искусствоведы»), заслугам («дорогие ветераны»).
  • Объяснение, почему обращаются именно к этому человеку или организации. Постарайтесь убедить, что без них невозможно осуществить важный проект. Уместны корректные комплименты, базирующиеся на действительных заслугах.
  • Очевидные выгоды от удовлетворения просьбы. Какие — зависит от конкретной ситуации. Можно сыграть на человеческих слабостях или заинтересовать финансовыми перспективами. Хорошо работает упоминание известных людей и организаций, которые вам тоже помогают.
  • Четкое изложение просьбы. Получатель должен ясно понять, чего от него хотят — денег или определенных действий.
  • Ненавязчивая самореклама. В противовес естественному недоверию необходимо продемонстрировать собственные достижения и наработки. Причем желательно привлекать к поддержке не на нулевом этапе проекта, а в процессе его развития или завершения.
  • Впечатляющие итоговые фразы. В конце необходимо еще раз осветить основные моменты просьбы, сделав упор на огромном значении помощи — «от вашего решения зависит», «без вас не получится».
  • Безупречно грамотное оформление по канонам официально-делового стиля. Помните, даже одна опечатка способна перечеркнуть все ваши старания.

В ответ на письмо-просьбу можно получить молчание (скорее всего, его даже не читали), отказ или согласие (безоговорочное или на определенных условиях). Судьба предпочтительного последнего варианта может зависеть и от досадных упущений.

И последнее: не забудьте указать все свои контакты.

Комментарии

Внимание! Оставляя комментарии на этом сайте, Вы даете согласие на обработку своих персональных данных ИП «Великанова Алёна Олеговна» в соответствии с Федеральным законом № 152 «О защите персональных данных» на условиях, указанных здесь.